投诉管理办法.doc

长安责任保险股份有限公司投诉管理办法
第一章总则
第一条为迅速处理客户的投诉案件,建立畅通、高效的投诉处理通道,维护公司的信誉,特制定本办法。
第二条本办法适用于分公司电话中心客户的投诉管理工作。
第三条有关术语及定义:
(一)投诉:客户因为对公司的保险产品问题、服务质量等各方面的原因,向公司、上级主管部门、公众媒体反映情况或检举问题等。
(二)投诉形式:电子邮件、电话、传真、走访等。
(三)投诉人:采用以上方式反映情况,提出投诉请求的被保险人、投保人、代理人或其他组织等。
(四)有效投诉
客户投诉事实成立,经核实是由于我司人员的工作技能、态度、时效处理等原因造成的,包括电话中心与机构的沟通过程中出现的异常情况,经核实由分公司原因造成,如电话中心集中派工期间因机构问题导致派工延误等。
(五)无效投诉
客户投诉的主要问题涉及理赔争议、赔付结果、定损争议、公司理赔政策等,经过调查我司人员在处理过程中并无违规或态度等方面存在问题的将视为无效投诉。
(六)重大投诉
1、有社会公众媒体介入负面报道的(包括电视
电台、报纸、网站等);
2、投诉到保监会、保监局、公众媒体等我司造成恶劣影响的;
3、客户表示或已采取行动到分公司上访、静坐的;
4、客户三次以上来电投诉,分公司未进一步协商解决的。
第四条投诉处理原则
(一)依法、客观、公正、及时地办理。
(二)加强与客户的沟通,避免矛盾激化,事态扩大。
(三)分公司各相关部门及各分支机构反而责任应告诉重视投诉处理工作,及时有效地解决和协调投诉工作中的突出问题。
第二章岗位职责及人员素质要求
第五条岗位职责
(一)分公司客户服务部
1、客户服务部(分公司车险部)负责人负责本机构理赔类投诉处理的管理及重大投诉的上级工作。
2、投诉处理人员
(1)负责每天处理投诉案件并将处理结果上报上级主管。
(2)负责每月对本机构的投诉进行汇总分析。
(3)投诉处理岗人员变动时需上报相关投诉管理岗备案。
(二)电话中心
1、电话中心负责人负责重大投诉的跨部门协调及投诉处理情况的监控。
2、调度岗负责重大投诉的协调及回复工作。
3、投诉管理岗
(1)负责受理投诉,根据投诉内容发送至对应管理部门处理并跟踪投诉案件的最终处理结果。
(2)负责对所有投诉情况进行汇总分析并每月定期制作投诉分析报告。
(3)负责制定及定期回顾完善投诉的相关管理制度文件。
4、坐席人员
负责接听客户投诉来电,记录客户投诉内容及要求。
第六条投诉处理人员的技能及素质要求
(一)有事业心,责任心强
(二)态度和善,沉着冷静。
(三)善于与人沟通,有较强的处理复杂与突发事件的能力和协调能力。
(四)熟悉保险业务,对于公司的条款,流程,服务规范十分了解,懂得基本的法律法规。
第三章处理的程序及规定
第七条投诉事项的受理:
(一)受理登记
1、通过95592的电话,邮箱和公司外部网页投诉的,由电话中心统一受理。电话中心专线人员应耐心倾听,详细记录投诉内容,见附件2《投诉处理单》。
2、客户直接投诉到分公司的,由分公司对应部门受理,承办。涉及到客服类的投诉由被投诉机构投诉处理岗人员跟进处理,填写《投诉处理单》并对本机构的投诉情况进行分析。
3、客户来函投诉(包括电子邮件)须在接函日起1个工作日内以电话或电子邮件方式告知来函人,确认投诉事件,答复投诉是否属受理范畴,并答复结案时间。
4、客户上门投诉,首位接待受理的客户服务部门员工应详细记录投诉内容,并跟踪至案件结束。
5、分公司受理总公司批转的客户投诉,应当视同分公司第一时间受理客户投诉。按首次受理客户投诉流程处理。下级分公司在接到总公司批转的投诉案件起2个小时之内核实情况并以电话方式联系客户,并初步告知答复日期。另须按总公司相关流程及要求将核实投诉情况及与客户首次联系情况进行反馈。投诉处理完毕应及时将结案会办单上报,以此来判定投诉处理结案时间。
(二)投诉事项的转办
1、电话中心根据投诉内容进行分类处理,属于客服类的投诉,转由分公司客户服务投诉处理岗处理;属于非客服类的投诉,转由分公司对应管理部门处理。
2、电话中心确定为重大投诉的,第一时间通知电话中心主管,分公司客户服务部经理及投诉处理人并同时邮件抄送总公司客户服务部经理及相关人员将核实的情况及指导性处理意见交由电话中心主管统一答复客户,如果涉及非客户服务部人员的重大投诉,将转由对应部门处理,核实相关情况后由分公司电话中心主管统一答复客户。
3、周末及节假日期间,如遇客户重大投诉及要求立即回复处理的,由电话中心现场管理人员第一时间通知分公司投诉处理岗人员跟进处理,分公司投诉处理岗人员需于当天(24小时内)将处理结果以邮件或致电形式回复电话中