2012商务工作流程1.doc

销售打单流程:1、根据销售合同、部门领导或分管老总审批的采购申请单的内容进行销售开单。(相关表格:采购申请表)2、检查数量及单价是否准确,打印一式四联单据。3、相应销售人员在经办人处签字,注明散单或合同编码及付款方式、合同总额,分管老总签字(或电话授权),财务人员审核签字。4、黄联及蓝联下单到仓库,提货人在送货人栏签字后蓝联交给销售人员留存(,黄联仓库留底,红联财务记账,白联商务记账后销毁)。5、设备送交用户,需填写货物签收单并回执。(相关表格:合同单用户货物签收确认书或公司印制的货物回执单)6、销售人员申请开发票时做好相应记录(对应合同或销售单据),协助填写发票清单并打印。销售合同及相关文档的保管流程:销售合同按日期排列,建立查询表格,放档案室档案柜中保存。(相关表格:合同清单表)每份销售合同复印件,与合同有关的采购合同或采购记录装订成册,列表按日期排列(表格建立中)。放档案室档案柜中保存。销售报表、应收应付表制作流程:1、根据管家婆数据每日填写。2、每周上传至共享。方便业务人员对账。(固定销售统计报表)3、按单个销售单位列应收表格,每月与管家婆及相关业务负责人员对账(相关表格:应收明细表)。设备采购商务流程:1、接获销售合同(30万元以上金额合同需项目决算表一起)或业务人员填写手续齐全的采购申请单(申请人及审批人签字,销售单位名称、联系人、电话,数量及销售单价,回款时间)2、开始询价(询价原则上3家以上),根据产品需求,公司分管部门的领导、行业信息事业部、系统集成部、财务部等部门都派员参加,相互监督,共同策划,对所需设备共同做好分析和预测,把握好市场价格,真正达到了通过比价降低采购价格、减少工程投资的目的。3、在各部门对供应商的评审后确定一家供应单位,办理相关手续(大件设备签订采购合同,到货后办理入库手续。小件设备可直接办理入库手续,填写好采购记录)。4、按照合同所需采购产品列表,制定采购计划,填写合同付款方式及保修,确保所供应产品的保修时间与销售合同相符。根据工程进度与订货合同签订的付款方式,填写款项安排表交财务,方便财务安排款项(相关表格:款项安排表)。5、所购商品付款时,填写货款结算单后附合同或发票,商务经办人签字,含税产品需收票财务签字,行业部副总、财务审核人员签字,常务副总签字,财务经理签字,超过伍万金额需总经理签字,交出纳转款或付现金。转账款项的转账底单传真给供应商,流程结束。售后服务流程:1、负责接听客户反应产品问题电话,及时解答客户的凝问,为客户提供主动、热情、满意、周到的服务。联系集成部安排人员维修。2、记录返修品入库出库明细,核对客户返修出货单与其返修产品是否对应,有问题及时联系客户核实;3、根据采购记录联系返修品供应商,填写有关售后表格,返修分析及总结(返修产品登记表)。4、相关部门借机,需开借机单,要负责总经理签字方可借机;5、随时答复领导对售后动态情况的质询;6、负责公司售后文件资料的管理、归类、整理、建档和保管工作;7、收集一线用户意见,对公司售后服务、产品改进新产品开发等提出参考意见;8、受理客户投诉,做投诉记录,负责按公司的